会議を短時間で終わらすために意識すること
本日は会議についてお話します。
仕事や地域の中で会議に出席することがあると思います。
しかし会議の内容には無駄が多いのが実情です。
少しでも短時間で会議が終わるように、意識すべきことについてを書いてみました。
会議とどう向き合うか
社会人にもなると会議に時間を取られることでしょう。
昨今の環境変化によって会議時間を短くする、人を集めすぎないようにする、WEB会議を活用するという考え方が一般的になってきいます。しかしまだまだすべての会議がそうなるまでには時間がかかりそうです。昔ながらの長時間多人数の対面会議に出席しなければいけないこともあるでしょう。そういう会議に時間を取られないように、会議にどう向き合うかを意識することが大事です。
会議は時間損失が大きい
大前提として会議は時間損失が大きいという意識を共有すべきです。出席者全員が主体的に話すような場であれば良いですが、残念ながら日本の会議であれば話者が一方的に話すか、話者と一部の出席者のやり取りという形になりがちだと思います。このとき考えなければいけないのは、その他の出席者の生産時間が失われているということです。会話に参加しないまでも情報を糧にできるような人であれば、まだ出席する意味があるだけましでしょう。しかし残念ながら、会議にただいるだけの人もいます。そういう人を会議に出席させても時間を浪費しているだけになってしまいます。時間損失を抑えるためにも、必要な人数で、短時間で終わらすことが大事です。
情報共有は淡々とすれば短時間になる
会議で一番時間がかかって価値がない部分は情報共有です。もちろん情報共有は大事です。普段触れておらず初めて聞く情報もあるでしょう。しかしそういった情報はあらかじめ資料として準備し、読んでおいてもらう形にするべきです。会議中に説明するにしても端的に短時間で終わらすべきです。1人1分の報告でも10人いれば10分使ってしまいます。大人数の貴重な時間を無駄にしないためにも、情報共有は淡々として割く時間を減らしましょう。
会議外でやるべきことをやらない
会議で一番無駄なのが、会議外でやるべき話し合いをすることです。例えば上司が進捗について確認する、協業の進捗に関して打ち合わせるなどの、当事者以外が蚊帳の外になるようなやり取りはすべきではありません。そもそもそういった話し合いは個別行い、会議の前には終わっていなければいけません。ついでだから会議の場でと考える気持ちは理解できますが、その話し合いに立ち会わされる人の時間についても考えるべきです。会議外でやるべきことは会議に持ち込まないようにしましょう。
まとめ
会議は、出席者が集まることによる知恵や気づきなどの効果が期待できます。会議そのものが悪いわけではありません。ただし、会議を意味のあるものにするという意識が不十分だと、出席者の時間を奪うだけになってしまいます。会議の時間を意味のあるものにして、かつ短時間で終わらすようにしましょう。出席者の時間を取っていることを認識し、報告は短時間で済むようにし、会議外でやるべきことを持ち込まないということを意識するよう心がけることが大事です。