文書のダメ出しの捉えかた
この記事では文書のダメ出しされたときの考え方について書いています。
文書を書いたらチェックを受けることがあると思います。
そのときダメ出しを上手く受け止められれば、あなたの文章力は高まるでしょう。
ダメ出しを受け止められるように、どういうときにダメ出しされるのかを整理してみました。
文書はチェックされる
あなたが社会的に文書を書く必要があるのであれば、その文書はチェックを受けるものでしょう。学生や研究者で論文を書くとき、社会人で報告書を書くとき、あるいはお知らせのチラシやプリントを出すときなど、文書を書く機会は様々です。完全に一人でやっている場合でも、見た人から気になった点をダメ出しされるなんていうこともあるかもしれません。
文書をダメ出しされて感じること
文書をチェックされダメ出しを受けたときに、失敗してしまったなと反省できたり、気づかなかったありがたいなと思えたりするのであれば問題はありません。しかし、人間ですからそういつも何でも受け入れられる精神状態であるとは限りません。なんでそんなことを指摘されなきゃいけないんだとか、そんなこと言われたって知らないよとかいう不快感を抱くこともあるかと思います。
後になってからのダメ出しは不快になりやすい
文書へのダメ出しで不快感を抱きやすいのは、先生や上司の複数回目のチェックで初めて指摘されることだと思います。今までのチェックでは指摘されていないことを、後になってからダメ出しされる、というのは不快感を持ちやすい状況だと思います。
なぜ後からダメ出しされるのか
そもそもなんで最初に指摘をしてくれないのでしょうか。
後になってからダメ出しされる理由は大きく3つあります。
1つ目の理由は相手にとってその文書は数あるチェック対象の1つでしかないということです。あなたにとっては重要なアウトプットだとしても、先生や上司は同じような文書を何件も並列で扱っているのです。1回1回のチェックは流し見でしかなく、その時々に気づいてもらえたことしか指摘はされないということです。
2つ目の理由は繰り返しの手直しで、間違いが目立つようになることです。あなた自身は最初に書いた段階で、全体としてはできているという認識だと思います。何度もチェックを受けている状況ならば、指摘されたところだけ直して再提出、なんて流れになるでしょう。しかし、指摘された箇所の手直しを繰り返すことで、全体のバランスがおかしくなっていきます。自分自身が気づけない全体の違和感が表にでてきたからこそ、後々になってダメ出しを受けることになるのです。
3つ目は先生や上司は自分好みの文章を求めているということです。文書のやり取りの初期では、文書の中で重要なポイントについて確認し、指摘をします。しかし繰り返し文章を見ていると、自分好みの文章じゃない部分が気になってくるのです。全体がまとまってきたときにこそ、細かい所が気になりだして、新たな指摘となるのです。
まとめ
社会生活の中では文書を書く機会はたくさんありますし、書いた文書についてダメ出しされることもあるでしょう。ダメ出しは素直に受け入れることが大事です。もし素直に受け入れることができないのであれば、そのダメ出しはどういうものなのか考えてみましょう。後から受けたダメ出しについては、落ち着いて理解するよう心がけるべきです。先生や上司といったチェック者が、なぜ先に指摘していないのか考えてみれば、案外納得できるものです。ダメ出しされるということは。指摘した相手にとって直す余地のある文書と言えます。ダメ出しについて考えてみることであなたの視野は広がることでしょう。