引継ぎのときに注意すべきこととは？理解しやすくする２つのポイント
あなたは自分のやっていることを引き継いだりした経験ありますか？
仕事でもそれ以外でも引継ぎの機会ってあると思います。
今回は引き継ぎのときに気をつけるべきことについてお話しします。
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引継ぎは相手に理解してもらうことが大事
あなたが今やっていることの中には、誰かから引継いだこともあるでしょう。
今やっていることを、いずれ誰かに引継ぐということもあると思います。
やっていることを引継ぎをするとき、あなたはその内容をしっかり理解していますよね。
でも引継ぐ相手は、ほとんどわかっていないことの方が多いでしょう。
理解している人が、わかっていない人に何かを伝えるときは、説明が不足しがちです。
説明が不足して引継ぐ相手が理解できない、ってこともあるかもしれません。
引継ぐときには、全体像を伝えることと、大事なことを強調するという２つのポイントが大事です。
相手にちゃんと伝わるように、引継ぎは相手が理解しやすいようにしましょう。
なぜ引継ぎで内容が上手く伝わらないのか
引継ぎのときに、相手に上手く伝わらないことってありますよね。
なぜ相手に伝わらないのかというと、自分と聞く側では前提が違うからです。
あなたは引継ぐ内容を全てわかっていますから、当たり前のことははしょってしまうかもしれません。
しかしあなたが当たり前だと思っていても、聞く側にとっては全くわからないことかもしれないですよね。
前提がわからないままどんどん話が進んでいくと、話が理解できないままになってしまいます。
あなたが伝えたつもりでも、相手がちゃんと理解できていなかったら意味がありません。
引継ぎは相手が理解してくれてこそ意味があるのです。
引継ぎのときに大事な２つのポイント
引継ぎのときに相手が理解しやすくするために、次の２つのポイントを意識するようにしてください。
- 最初に全体像を伝える
- 大事なところは強調する
最初に全体像を伝える
１つ目のポイントは、最初に全体像を伝えることです。
例えば「大きく３つの仕事があります。１つ目は…」みたいに話が始まったとします。
聞く側はあと２つ今と同じくらいのボリュームの話があるんだなってわかりますよね。
「２つ目は…」って続いたら、次の仕事に話が切り替わったとわかるでしょう。
では最初に３つって言っていないと、どうでしょうか。
全体でどれくらい仕事があるのかわかりませんよね。
「２つ目は…」って続いたとしても、あと何個あるんだろうって疑問に思うのではないでしょうか。
最初に全体像がわかると、引継ぎを受ける側が受け止めやすくなります。
引継ぎをするときには、まず全体像を伝えるようにしてください。
大事なところは強調する
２つ目のポイントは、大事なところを強調することです。
引継ぐときって、基本的には全部の内容を伝えなきゃいけないですよね。
全部話すとなると、ボリュームが大きくなります。
ボリュームが大きいと、聞く側も全部は理解しきれないでしょう。
全部は理解できなくても、大事なところはわかってもらわないと困りますよね。
ですからポイントを絞って、大事なところを強調しましょう。
大事なところを絞り込んで強調すれば、聞く側の印象に残って理解してくれるはずです。
まとめ
今回は引継ぐときに気をつけるべきことについてお話ししました。
何かを引継ぐときには、自分は全部わかっていても、相手は何もわからないことが多いです。
引継ぎを受ける人が０から理解できるように、わかりやすくすることを意識してください。
最初に全体像を伝えて大事なところは強調すれば、伝わりやすくなるでしょう。
ちゃんと引継ぎできないと、引継いだ相手が大変になってしまいます。
場合によっては、アフターフォローが必要になるかもしれません。
引継いだことが上手く回るように、わかりやすい引継ぎを意識するようにしてください。