情報共有会議は人件費のムダ使い！情報共有で会議を避けるべき理由
どうも、いおねむです。
あなたは仕事で進捗共有会議に出なきゃいけないことってありますか？
仕事を進めるために、進捗共有は必要ですよね。
でもそのために大人数で会議をするのは、人件費のムダ使いですよ。
大人数での進捗共有は、会議以外の方法でするようにしましょう。
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進捗共有はどうすべきか
あなたが勤め人なら、仕事の状況を共有しなければいけないでしょう。
プロジェクトの一員という立場なら、管理者に状況を報告しなければいけないですよね。
管理者なら、全体の進捗状況を管理しなければいません。
進捗状況を共有するのには、口頭、メールベース、会議など、いろいろな方法があります。
しかし大人数を集めて進捗共有会議をするのは、やめた方が良いですよ。
進捗共有のために大人数で会議をするのは、人件費のムダ使いになります。
人件費のムダ使いをしないように、会議以外の方法で進捗共有するようにしてください。
なぜ大人数で進捗共有会議をすべきでないのか
仕事の状況を共有するときに、大人数で会議をするべきではありません。
わざわざ大人数を集めて会議をするのは、人件費のムダ使いだからです。
進捗を確認したい管理者の目線で考えると、会議をするのは選択肢の１つになるでしょう。
会議という形を取れば、１人１人個別に確認する手間を省いて、まとめて状況の確認ができます。
管理者にとってはメリットがある会議による進捗共有ですが、他の参加者はどうでしょうか。
自分の状況を報告している以外の時間は、ただいるだけになってしまいがちです。
会議に参加している人数が少なければ、議論が弾んでいいアイデアが出てくるかもしれません。
でも大人数の会議だったら、何人かはいるだけになってしまいがちです。
仮に10人がそれぞれ10分の報告をするとすると、どうなりますか？
10人分の90分という時間が、ただ会議に参加しているだけで無くなってしまうのです。
会議にただ参加してもらうよりも、90分自分の仕事をやってもらうほうが有意義だと思いませんか？
大人数での進捗共有会議は、参加者の時間を奪ってしまうのです。
大人数で進捗共有会議をするのは、もったいないという意識を持ってください。
進捗共有はどうすべき？
仕事の進捗を会議以外で共有するにはどうすればよいでしょうか？
まず全体の進捗状況は、管理者が取りまとめるべきだと思います。
１人１人の進捗を聞き取るなり、メールや資料で送ってもらうなりして集めましょう。
集めた情報は、整理して全員に送れば、時間を取ることなく情報共有することができます。
どうしても会議の形式を取りたいなら、短時間で管理者が集めた情報を伝えるにとどめましょう。
情報を集めて整理して伝える、というのは面倒なことだとは思います。
管理者の立場だとどうしても、大人数での会議を選んでしまうのはしょうがないことかもしれません。
それでも、全員の時間を有効に使うためには、大人数での会議以外で情報共有すべきだと思います。
まとめ
今回は進捗共有をどうすべきかについてお話ししました。
管理者の目線で考えると、会議で進捗共有するのは効率が良いかもしれません。
でも管理者は会議をすることの、コスト面でのデメリットについても考えるべきです。
管理者以外の参加者には、会議にいてもらうよりも成果を上げてもらうことを考えてください。
進捗共有には会議以外の方法をとることをオススメしますよ。